Tips Jadi Atasan Baru: Rencana 30 Hari Pertama Supervisor

Kemarin kamu dinilai dari pekerjaanmu sendiri. Hari ini kamu dinilai dari pekerjaan orang lain. Selamat atas promosinya, tetapi kamu mungkin juga mulai merasa aneh: mantan teman satu meja kini menunggu keputusanmu, dan kamu masih refleks mengerjakan semuanya sendiri karena merasa lebih cepat. Rasa canggung ini normal. Hampir semua atasan baru melewatinya.

Ganti ukuran suksesmu

Sebagai staf, kamu sukses bila tugasmu selesai dengan baik. Sebagai atasan, kamu sukses bila timmu berhasil. Perubahan ini terdengar sederhana, tetapi di sinilah banyak pemimpin baru tersandung.

Tiga jebakan yang sering muncul:

• Tetap menjadi pekerja super. Kamu mengambil tugas tim karena "lebih cepat kalau aku yang kerjakan".
• Ingin disukai semua orang. Kamu menunda keputusan yang tidak populer.
• Mengubah semuanya sekaligus. Kamu membuat aturan baru sebelum memahami cara kerja yang ada.

Rencana 30 hari pertama

Jangan terburu-buru membuat perubahan besar. Gunakan bulan pertama untuk mendengar dan memahami.

Di akhir minggu keempat, tulis tiga hal yang sudah kamu pahami dan satu perubahan kecil yang ingin kamu coba. Satu perubahan sudah cukup untuk awal.

Ingin lebih dalam? Artikel ini baru membahas sebagian kecil. Di ebook Pemimpin Baru: Dari Staf Jadi Atasan, kamu akan mempelajari lebih jauh:

• Berpindah dari mengerjakan sendiri ke memastikan tim berhasil, dan menghindari tiga jebakan pemimpin baru
• Rencana 30 hari pertama: mendengar, pertemuan 1:1, dan menyusun peta tim
• Memimpin mantan rekan setim dan anggota yang lebih senior

Semua langkahnya disusun berurutan dan bisa langsung dipraktikkan. Lihat isi bukunya.

Pertemuan 1:1 yang benar-benar berguna

Pertemuan satu lawan satu adalah alat paling murah untuk membangun kepercayaan. Misalnya timmu berisi 8 orang dan kamu menjadwalkan 30 menit per orang setiap dua minggu. Waktu yang dibutuhkan 8 x 30 = 240 menit, atau 4 jam setiap dua minggu. Itu sekitar dua jam per minggu, jumlah yang sangat sepadan.

Pertanyaan yang bisa kamu pakai:

• "Apa hal yang paling menyita energimu minggu ini?"
• "Apa yang bisa saya bantu supaya pekerjaanmu lebih lancar?"
• "Ada hal yang menurutmu perlu saya ketahui?"

Biarkan anggota timmu lebih banyak berbicara. Kamu cukup mencatat dan menindaklanjuti.

Memimpin mantan rekan dan anggota yang lebih senior

Situasi ini paling canggung. Jangan berpura-pura tidak ada yang berubah, dan jangan juga tiba-tiba bersikap kaku. Bicara terbuka dengan baik.

"Aku tahu kita dulu rekan sejawat dan ini terasa agak aneh. Aku masih ingin kita bisa bercanda seperti biasa, tetapi sekarang aku juga bertanggung jawab atas hasil tim. Kalau ada hal yang mengganggumu, aku ingin tahu langsung."

Untuk anggota yang lebih senior, akui pengalamannya. "Bapak lebih lama di sini daripada saya. Saya ingin belajar dari pengalaman Bapak soal proses gudang." Menghormati keahlian tidak mengurangi wibawa, malah membuatmu terlihat percaya diri.

Delegasi tanpa mengambil alih

Mendelegasikan bukan melempar tugas. Jelaskan lima hal: hasil yang diharapkan, batas waktu, batasan wewenang, sumber daya yang tersedia, dan kapan kamu akan memeriksa.

Contoh: "Rina, tolong rapikan jadwal shift bulan depan. Hasilnya harus selesai Kamis, dan semua toko terisi minimal dua orang. Kamu boleh menukar shift tanpa menunggu izin saya, kecuali bila ada lembur. Kita lihat progresnya Selasa."

Saat memeriksa, tanyakan, "Apa yang sudah jalan, dan apa yang menghambat?" Hindari merebut kembali tugas begitu terlihat sedikit melenceng, karena itu menghilangkan kesempatan belajar.

Umpan balik dengan model situasi, perilaku, dampak

Umpan balik yang baik berbasis fakta, bukan tuduhan. Gunakan tiga bagian.

• Situasi: "Pada rapat Senin pagi..."
• Perilaku: "...kamu menyela Dina tiga kali..."
• Dampak: "...dan Dina jadi berhenti menyampaikan idenya."

Lalu tanyakan pandangan mereka dan sepakati langkah berikutnya. Berikan pujian dengan pola yang sama: sebutkan apa yang dilakukan dan apa dampak baiknya. Pujian spesifik jauh lebih bermakna daripada "kerja bagus".

Tangani kinerja rendah dengan cepat dan manusiawi

Jika ada anggota tim yang kinerjanya turun, bicarakan lebih awal, jangan menunggu penilaian akhir tahun. Mulai dengan rasa ingin tahu: "Saya melihat target mingguan belum tercapai dua minggu ini. Apa yang terjadi?" Dengarkan, sepakati langkah perbaikan dengan tenggat jelas, lalu tinjau lagi. Jika masalahnya berkaitan dengan aturan perusahaan atau hal sensitif, libatkan bagian SDM sesuai prosedur yang berlaku.

Jaga dirimu dan kelola atasanmu

Pemimpin baru sering kelelahan karena menanggung terlalu banyak. Sisihkan waktu untuk pekerjaanmu sendiri dan waktu istirahat. Bicaralah dengan atasanmu secara berkala: sampaikan progres, kendala, dan keputusan yang kamu butuhkan. Atasan umumnya lebih tenang bila kamu membawa masalah beserta usulan solusi. Mulai minggu ini, jadwalkan satu pertemuan 1:1 pertamamu dan tulis tiga pertanyaan yang akan kamu ajukan.

Kalau artikel ini membantu, langkah berikutnya ada di ebook Pemimpin Baru: Dari Staf Jadi Atasan.